Buenos modales en reuniones formales.
Hay normas simples y básicas que podemos seguir para lograr que en la empresa o en la vida diaria se logre una mejor cultura y así hacer las reuniones algo más cordial.
1. Lo primero es llevar un vestuario
adecuado y ser puntuales, la importancia del vestuario muestra el interes y la importancia que tiene la reunión para nuestro interes y ser puntual ayuda a que esta fluya de acuerdo a un tiempo ya estipulado..
1. Escuchar. Las cuestiones tratadas en las
reuniones, pueden ser algunas más y otras menos interesantes pero aún así
debemos aprender a escuchar a todo el mundo. Como ejemplo, cito caso famoso que
cambio el destino de una empresa:
Un operario de planta en la empresa colombiana Alpina en los 1980’s se
imaginó que pasaría si mezcla hojuelas de Kellogs con yogurt sin sabor, uniendo
dos cosas totalmente diferentes. Los directivos de Alpina lo escucharon y
después del desarrollo de pruebas preliminares de uso, se generó un boom de
mercadeo: el Bonyurt. El cual aún existe con éxito después de más de 30 años.
2. Atención. No solo con escuchar es
suficiente. Hay que prestar atención y no
hacer otra cosa a la vez. Hablar por el móvil, mirar por la ventana, leer
el periódico, adelantar el trabajo, escribir cosas diferentes en agenda, etc. No
permitirá atender a las explicaciones o exposiciones de los demás, dando la
idea que lo que se expone no es importante.
3. Saber hablar. Cuando hablamos debemos tener
en cuenta que hay que mirar a los demás, hay que hacerlo de forma clara, con el
tono de voz adecuado para que todos escuchen y valorando el tiempo de los
demás, sin extenderse demasiado ni saltar de tema en tema, ya que se pierde el
mensaje, por lo que no debemos pararnos en detalles repetitivos, poco
importantes o no significativos.
4. Preguntar. Las preguntas deben tener
relación con el tema tratado. Hay que dejar que las personas acaben sus
explicaciones y dejar terminar las intervenciones de los demás. Si hay
interrupciones, deberán ser justificadas. Siempre verificar si quedan preguntas.
5. Tiempo. Las reuniones suelen tener una
duración prefijada de antemano. Hay que medir bien el tiempo y evitar alargar
las reuniones más allá del tiempo establecido. Los horarios están para cumplirlos.
6. Discusiones. Las diferencias, que suele
haberlas y son normales entre personas inteligentes, deberán ser tratadas con
el máximo respeto y educación. Nada de voces, imposiciones o abandonos. Las cosas se hablan siempre en
buenos términos.
En las empresas siempre se ataca
al problema no a las personas, esto se debe a que al atacar el problema las dos
personas buscan la solución, cuando se ataca a las personas automáticamente la
ofendida se defenderá.
Una reunión de trabajo no es un
campo de batalla, sino un punto de encuentro
7. Ausentarse. Salir de una reunión sin
haberla finalizado solo puede hacerse por razones muy importantes o de fuerza
mayor. No es correcto dejar la reunión por cuestiones cotidianas. En tal caso,
se puede pedir un "receso" y tomar unos minutos para resolver algún
problema puntual. Si es importante, se puede solicitar un aplazamiento de la
reunión.
8. Llamadas. En caso de llamadas urgentes no
las conteste enfrente de los demás participantes, ya que interrumpe la reunión;
lo correcto (sino puede contestar mas tarde) es levantarse y tomar la llamada
fuera del área de reunión.
9. Respeto. Las formas no se deben perder
en ningún momento. Vaya como vaya la reunión hay que mantener el control. Se
pierde el sentido de la reunión si se es grosero.
10. Educación. Saludar al llegar y al
despedirse; pedir la palabra de forma educada; solicitar las cosas, por favor;
dar las gracias, etc. son cuestiones a tener en cuenta para una relación
cordial y fluida con el resto de participantes. No se saluda cuando la reunión
va en una parte avanzada ya que interrumpe el proceso.
Una reunión de trabajo no es un
campo de batalla, sino un punto de encuentro. Pueden darse posturas o puntos de vista
diferentes, y nunca crear un clima de hostilidad, esto, no ayuda a la empresa a
la consecución de los fines para los que se realizó la reunión.
