Como comportarse cuando vas a reuniones formales

Buenos modales en reuniones formales.

Hay normas simples y básicas que podemos seguir para lograr que en la empresa o en la vida diaria se logre una mejor cultura y así hacer las reuniones algo más cordial. 

1. Lo primero es llevar un vestuario adecuado y ser puntuales, la importancia del vestuario muestra el interes y la importancia que tiene la reunión para nuestro interes y ser puntual ayuda a que esta fluya de acuerdo a un tiempo ya estipulado..

1. Escuchar. Las cuestiones tratadas en las reuniones, pueden ser algunas más y otras menos interesantes pero aún así debemos aprender a escuchar a todo el mundo. Como ejemplo, cito caso famoso que cambio el destino de una empresa:

Un operario de planta en la empresa colombiana Alpina en los 1980’s se imaginó que pasaría si mezcla hojuelas de Kellogs con yogurt sin sabor, uniendo dos cosas totalmente diferentes. Los directivos de Alpina lo escucharon y después del desarrollo de pruebas preliminares de uso, se generó un boom de mercadeo: el Bonyurt. El cual aún existe con éxito después de más de 30 años.

2. Atención. No solo con escuchar es suficiente. Hay que prestar atención y no hacer otra cosa a la vez. Hablar por el móvil, mirar por la ventana, leer el periódico, adelantar el trabajo, escribir cosas diferentes en agenda, etc. No permitirá atender a las explicaciones o exposiciones de los demás, dando la idea que lo que se expone no es importante.

3. Saber hablar. Cuando hablamos debemos tener en cuenta que hay que mirar a los demás, hay que hacerlo de forma clara, con el tono de voz adecuado para que todos escuchen y valorando el tiempo de los demás, sin extenderse demasiado ni saltar de tema en tema, ya que se pierde el mensaje, por lo que no debemos pararnos en detalles repetitivos, poco importantes o no significativos.

4. Preguntar. Las preguntas deben tener relación con el tema tratado. Hay que dejar que las personas acaben sus explicaciones y dejar terminar las intervenciones de los demás. Si hay interrupciones, deberán ser justificadas. Siempre verificar si quedan preguntas.

5. Tiempo. Las reuniones suelen tener una duración prefijada de antemano. Hay que medir bien el tiempo y evitar alargar las reuniones más allá del tiempo establecido. Los horarios están para cumplirlos.

6. Discusiones. Las diferencias, que suele haberlas y son normales entre personas inteligentes, deberán ser tratadas con el máximo respeto y educación. Nada de voces, imposiciones  o abandonos. Las cosas se hablan siempre en buenos términos.

En las empresas siempre se ataca al problema no a las personas, esto se debe a que al atacar el problema las dos personas buscan la solución, cuando se ataca a las personas automáticamente la ofendida se defenderá.

Una reunión de trabajo no es un campo de batalla, sino un punto de encuentro

7. Ausentarse. Salir de una reunión sin haberla finalizado solo puede hacerse por razones muy importantes o de fuerza mayor. No es correcto dejar la reunión por cuestiones cotidianas. En tal caso, se puede pedir un "receso" y tomar unos minutos para resolver algún problema puntual. Si es importante, se puede solicitar un aplazamiento de la reunión.

8. Llamadas. En caso de llamadas urgentes no las conteste enfrente de los demás participantes, ya que interrumpe la reunión; lo correcto (sino puede contestar mas tarde) es levantarse y tomar la llamada fuera del área de reunión.

9. Respeto. Las formas no se deben perder en ningún momento. Vaya como vaya la reunión hay que mantener el control. Se pierde el sentido de la reunión si se es grosero.

10. Educación. Saludar al llegar y al despedirse; pedir la palabra de forma educada; solicitar las cosas, por favor; dar las gracias, etc. son cuestiones a tener en cuenta para una relación cordial y fluida con el resto de participantes. No se saluda cuando la reunión va en una parte avanzada ya que interrumpe el proceso.

Una reunión de trabajo no es un campo de batalla, sino un punto de encuentro. Pueden darse posturas o puntos de vista diferentes, y nunca crear un clima de hostilidad, esto, no ayuda a la empresa a la consecución de los fines para los que se realizó la reunión.